Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

1. Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung der Website www.biesterfeld.com für Bewerbungen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten.
(2) Datenschutzrechtlich verantwortlich ist die Biesterfeld SE, Ferdinandstraße 41, 20095 Hamburg.
(3) Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Biesterfeld SE und ihrer Gesellschaften (im Folgenden: Biesterfeld) lauten: Dr. Michael Foth, IBS data protection services and consulting GmbH, Zirkusweg 1, 20359 Hamburg, mfoth@ibs-data-protection.de .

2. Zweck der Datenerfassung

(1) Biesterfeld nutzt die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich dazu, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten.
(2) Nach einem erfolgreichen Abschluss des Bewerbungsverfahrens, das heißt, wenn es zu einer Anstellung bei Biesterfeld kommt, verarbeiten wir Ihre Daten um eine Anstellung bei Biesterfeldvorzubereiten. Dies dient – sofern erforderlich – dem Herbeiführen eines Anstellungsverhältnisses und der Erfüllung der sich daraus ergebenen vertraglichen oder vorvertraglichen Verpflichtungen.

3. Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

(1) Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (insbesondere, wenn Sie das Online-Tool von Biesterfeldfür Bewerbungen nutzen oder uns Ihre Bewerbung per E-Mail oder per Post senden) erfassen wir diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.
(2) Mit Ihrer Bewerbung versichern Sie, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen der Wahrheit entsprechen. Bitte beachten Sie, dass jede Falschaussage oder Auslassung einen Grund für eine Absage oder spätere Entlassung darstellen kann.
(3) Wir benötigen von Ihnen keine Informationen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind. Bitte machen Sie daher keine unnötigen Angaben insbesondere zu:
• Krankheiten
• Schwangerschaft
• Ethnischer Herkunft, politischen Anschauungen, philosophischen oder religiösen Überzeugungen, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, körperlicher oder geistiger Gesundheit oder Sexualleben
(4) Bitte leiten Sie uns auch keine vertraulichen Interna oder gar Betriebsgeheimnisse Ihres ehemaligen oder gegenwärtigen Arbeitgebers weiter.

4. Wer verarbeitet die Daten?

(1) Ihre uns mitgeteilten Daten werden sowohl über das Bewerbungstool auf unserer Website als auch im Falle einer Zusendung per E-Mail oder Post direkt an unsere Personalabteilung zum Zweck der weiteren Bearbeitung übermittelt und dort geprüft. Im Anschluss leitet die Personalabteilung Ihre Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens an die Stellen innerhalb von Biesterfeld weiter, die an dem jeweiligen Auswahlverfahren beteiligt sind. Ihre Daten werden dort ebenfalls ausschließlich entsprechend verarbeitet.
(2) Falls Sie sich auf eine konkrete Position beworben haben und diese schon besetzt sein sollte oder wir Sie für eine andere Position ebenfalls oder als noch besser geeignet ansehen, leiten wir Ihre Bewerbung gerne innerhalb unseres Unternehmens weiter, sofern Sie uns hierfür Ihr Einverständnis erklären.
(3) Initiativbewerbungen werden mit unseren aktuellen Stellenanforderungen abgeglichen und anschließend an die jeweils zuständigen Ansprechpartner innerhalb von Biesterfeld weitergeleitet.
(4) Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt lediglich zweckgebunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften an Stellen, die z.B. unsere Server betreiben oder bestimmte Dienstleistungen erbringen. Diese Stellen befinden sich in Deutschland oder in den übrigen Mitgliedstaaten der EU und sind durch vertragliche Pflichten und Datenschutzweisungen zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet.

5. Speicherdauer

(1) Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange auf, wie es für die Zwecke, für die sie gemäß dieser Datenschutzerklärung erhoben wurden, erforderlich ist.
(2) Kommt es nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu keiner Anstellung, weil Biesterfeld Ihnen keine Stelle angeboten hat, werden Ihre Daten für die Dauer von sechs Monaten gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche Daten, welche Biesterfeld im Rahmen desBewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten hat, datenschutzkonform gelöscht.
(3) Kommt es nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu keiner Anstellung, weil Sie sich gegen eine Anstellung bei Biesterfeld entschieden haben, werden Ihre Daten nach Zugang Ihrer schriftlichen Erklärung, folglich bereits vor dem Ablauf der oben genannten Frist von sechs Monaten, datenschutzkonform gelöscht.
(4) Es kann jedoch vorkommen, dass wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten über die in 5.2 und 5.3 genannten Zeiträume zu speichern. In diesem Fall tragen wir dafür Sorge, dass Ihre personenbezogenen Daten über den gesamten Zeitraum gemäß dieser Datenschutzerklärung behandelt werden.
(5) Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen für eine Dauer von zwei Jahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, um Sie kontaktieren zu können, sofern sich eine für Sie geeignete Position bei Biesterfeld ergibt. Eine entsprechende Einwilligung können Sie uns nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens schriftlich an die unter 1.2 angegebene Adresse gerichtet oder per E-Mail an bewerbung@biesterfeld.com erteilen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft auf dem vorgenannten Kontaktwege widerrufen.

6. Ihre Rechte

(1) Sie haben das Recht, von uns jederzeit kostenfrei Auskunft zu verlangen über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, sowie zu deren Herkunft, Empfängern oder Kategorien von Empfängern, an die diese personenbezogenen Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung.
(2) Sie haben weiterhin das Recht, von uns jederzeit Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Zudem steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Ferner haben Sie jederzeit das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
(3) Sie haben außerdem das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen.
(4) Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Nutzung von personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen.
(5) Sofern Sie die vorstehenden Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an bewerbung@biesterfeld.com oder schriftlich an die unter 1.2 genannte Adresse.
(6) Durch eine Verwendung des Kontaktformulars oder Versenden einer eigenen E-Mail an unsere Kontaktadresse und Eingabe Ihrer (Kontakt-)Daten, werden diese Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören, an uns weitergeleitet und gespeichert. Diese Daten werden von uns nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben. Vielmehr verwenden wir diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dieser Datenverwendung können Sie nach Absendung des ausgefüllten Kontaktformulars, des Feedbacks oder der versendeten E-Mail jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen und Ihre Einwilligung zur Nutzung dieser Daten widerrufen.

7. Datensicherheit

Wir schützen unsere Daten mit Maßnahmen zur Datensicherheit, die den gegenwärtigen gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und dem Stand der Technik entsprechen (u.a. Firewalls, Virenscanner, Intrusion Detection Software).

8. Änderung der Datenschutzerklärung

Falls wir uns entscheiden, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung zu ändern, werden wir diese Änderungen auf unserer Website bekanntgeben. Sollten wir diese Datenschutzerklärung ändern, so werden wir Links zu früheren Fassungen stets gut auffindbar bereitstellen.

9. Fragen zum Datenschutz

Falls Sie sonstige Fragen zum Thema Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an den unter 1.3 genannten Datenschutzbeauftragten.

People & Culture
Stand: 03. September 2021

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

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